Şirketlere Aylık Hukuki Danışmanlık: Kapsam, Sözleşme ve Sınırlar

1. Konunun Genel Çerçevesi

Şirketlerin günlük faaliyetleri sözleşmeler, çalışan ilişkileri, tahsilat, kişisel veriler ve resmi kurumlarla yazışmalar gibi pek çok hukuki işlemi içermektedir. Bu işlerin her biri için ayrı ayrı avukatla anlaşmak yerine, belirli bir dönem boyunca süreklilik arz eden bir danışmanlık ilişkisi kurulabilmektedir. Uygulamada bu ilişki "aylık danışmanlık", "sürekli hukuki danışmanlık" veya "hukuk müşavirliği" olarak adlandırılmaktadır.

Aylık danışmanlığın temel amacı, sorunların dava aşamasına gelmeden önlenmesidir. Sözleşmelerin imzadan önce incelenmesi, çalışanlarla ilgili işlemlerin kanuna uygun yürütülmesi ve olası uyuşmazlıklarda erken müdahale edilmesi, ileride doğabilecek maliyetleri önemli ölçüde azaltabilmektedir.

Uygulamada aylık danışmanlık kapsamında en sık karşılaşılan işler şunlardır: ticari sözleşmelerin hazırlanması ve incelenmesi, iş sözleşmeleri ile işten çıkarma süreçlerinin değerlendirilmesi, genel kurul ve yönetim kurulu kararlarının hazırlanması, kişisel verilerin korunmasına uyum, ihtarname ve resmi yazışmalar ile tahsilat öncesi hukuki değerlendirme. Bu işlerin hangilerinin aylık ücrete dahil olduğu, şirketin büyüklüğüne ve iş yoğunluğuna göre farklılık göstermektedir.

2. Hukuki Dayanak

Aylık hukuki danışmanlık ilişkisinin dayanağını esas olarak şu düzenlemeler oluşturmaktadır:

• 1136 s. Avukatlık Kanunu m.35: Hukuki mütalaa vermek ve hukuki işlemleri takip etmek avukatlara özgü bir iştir; aynı maddede belirli şirketler için sözleşmeli avukat bulundurma yükümlülüğü yer almaktadır.
• Av.K. m.163-164: Avukatlık ücret sözleşmesi ve avukatlık ücretinin belirlenmesi düzenlenmektedir.
• Av.K. m.36: Avukatın sır saklama yükümlülüğü öngörülmektedir.
• TBK m.502 vd.: Vekâlet sözleşmesine ilişkin genel hükümler uygulanmaktadır.
• Avukatlık Asgari Ücret Tarifesi: Her yıl yeniden belirlenen tarife, danışmanlık hizmetleri için de alt sınır niteliği taşımaktadır.

3. Kanundaki Düzenleme

Avukatlara Özgü İş Alanı

Avukatlık Kanunu, hukuki mütalaa vermeyi ve hukuki işlemlerin takibini avukatlara özgü bir alan olarak düzenlemektedir. Bu nedenle şirketlere hukuki danışmanlık hizmeti ancak baroya kayıtlı avukatlar veya avukatlık ortaklıkları tarafından verilebilmektedir. Avukat olmayan kişilerin bu hizmeti sunması kanuna aykırılık oluşturmaktadır.

Sözleşmeli Avukat Bulundurma Yükümlülüğü

Av.K. m.35 uyarınca, esas sözleşmesinde öngörülen sermayesi kanunda belirtilen ölçütü aşan anonim şirketler ile belirli büyüklükteki yapı kooperatifleri sözleşmeli avukat bulundurmak zorundadır. Bu yükümlülük, aylık danışmanlık sözleşmesi ile yerine getirilebilmektedir. Şirketin bu kapsamda olup olmadığı, güncel sermaye tutarı ve mevzuat dikkate alınarak ayrıca değerlendirilmelidir.

Ücret Sözleşmesi

Av.K. m.163 uyarınca avukatlık ücreti serbestçe kararlaştırılabilmektedir; ancak ücretin asgari ücret tarifesinin altında olmaması gerekmektedir. Ücret sözleşmesinin ispatı bakımından yazılı yapılması önem taşımaktadır. Aylık danışmanlıkta genellikle sabit bir aylık ücret belirlenmekte, dava ve icra takipleri gibi işler için ayrı ücret öngörülmektedir.

Vekilin Özen ve Sadakat Borcu

TBK m.506 uyarınca vekil, üstlendiği işi müvekkilin haklı menfaatlerini gözeterek özenle yürütmekle yükümlüdür. Avukatın sır saklama yükümlülüğü de danışmanlık ilişkisinin önemli bir parçasıdır; şirketin ticari sırları ve iç bilgileri bu yükümlülük kapsamında korunmaktadır.

4. Uygulamada Süreç

Aylık danışmanlık ilişkisinin kurulması ve yürütülmesi genellikle şu aşamalardan oluşmaktadır:

1. İhtiyaç analizi: Şirketin faaliyet alanı, çalışan sayısı, sözleşme yoğunluğu, devam eden uyuşmazlıkları ve düzenleyici yükümlülükleri tespit edilmektedir.
2. Kapsamın belirlenmesi: Aylık ücrete dahil olan işler (sözlü ve yazılı görüş, sözleşme incelemesi, ihtarname, toplantılara katılım gibi) ile ayrıca ücretlendirilecek işler (dava, icra takibi, kapsamlı denetim çalışması gibi) ayrıştırılmaktadır.
3. Sözleşmenin imzalanması: Süre, ücret, ödeme zamanı, masrafların kime ait olacağı, gizlilik, iletişim kanalları ve fesih koşulları yazılı olarak düzenlenmektedir.
4. Vekâletnamenin verilmesi: Dava ve icra işleri de kapsama alınacaksa şirket yetkilileri tarafından noter onaylı vekâletname düzenlenmektedir.
5. Düzenli iletişim: Talepler belirli bir kanal üzerinden iletilmekte, cevap süreleri ve öncelikler önceden belirlenmektedir.
6. Dönemsel raporlama: Devam eden işler, riskler ve yapılması gereken işlemler belirli aralıklarla şirket yönetimine raporlanabilmektedir.

5. Görevli ve Yetkili Mahkeme veya Merci

Danışmanlık ilişkisinden doğan uyuşmazlıklar çoğunlukla ücret, sözleşmenin feshi veya özen borcuna aykırılık iddiası ile ilgilidir. Müvekkil bir şirket ise ve uyuşmazlık genel hükümlere tabi ise kural olarak asliye hukuk mahkemesi görevli olmaktadır. Müvekkilin tüketici sıfatını taşıdığı hâllerde tüketici mahkemesinin görevi gündeme gelebilmektedir.

Yetkili mahkeme, genel kural olarak davalının yerleşim yeri veya şirket merkezinin bulunduğu yer mahkemesidir. Sözleşmenin ifa yeri mahkemesi de yetkili olabilmektedir. Avukatın meslek kurallarına aykırı davrandığı iddiaları ise bağlı olduğu baroya şikâyet yoluyla disiplin sürecine konu edilebilmektedir.

6. Süreler ve Dikkat Edilecek Hususlar

• Kapsam açıkça yazılmalıdır: "Her türlü hukuki iş" gibi belirsiz ifadeler, hangi işin aylık ücrete dahil olduğu konusunda uyuşmazlığa yol açabilmektedir.
• Asgari ücret tarifesi: Tarife her yıl yeniden belirlendiğinden, uzun süreli sözleşmelerde ücretin güncellenmesine ilişkin bir hüküm konulması yararlı olmaktadır.
• Fesih ve azil: TBK m.512 uyarınca vekâlet sözleşmesi her zaman sona erdirilebilmektedir. Ancak Av.K. m.174 uyarınca avukatın haklı bir sebep olmaksızın azledilmesi hâlinde ücretin tamamının ödenmesi gündeme gelebilmektedir.
• Zamanaşımı: Avukatlık ücret alacakları bakımından TBK m.147 kapsamında beş yıllık zamanaşımı süresi uygulanmaktadır.
• Gizlilik ve kişisel veriler: Danışmanlık sırasında paylaşılan çalışan ve müşteri verileri bakımından KVKK yükümlülükleri ayrıca gözetilmelidir.
• Çıkar çatışması: Avukatın, şirketin karşı tarafında yer alan bir kişiye aynı konuda hizmet vermemesi meslek kuralları gereğidir.
• Belgelerin saklanması: Verilen görüşlerin ve önemli yazışmaların yazılı olarak saklanması, ileride doğabilecek tartışmaların önüne geçmektedir.

7. Sonuç

Aylık hukuki danışmanlık, şirketlerin hukuki risklerini önceden yönetebilmesine imkân tanıyan sürekli bir hizmet ilişkisidir. İlişkinin sağlıklı yürümesi, kapsamın, ücretin ve tarafların yükümlülüklerinin yazılı sözleşmede açıkça belirlenmesine bağlıdır.

Sözleşmeli avukat bulundurma yükümlülüğü, ücretin güncellenmesi ve ek işlerin ücretlendirilmesi gibi konular her şirket bakımından farklılık gösterebilmektedir. Somut olayın özelliklerine göre ayrıca değerlendirme yapılması gerekmektedir.

8. Akademik Kaynaklar

Bu konuya ilişkin akademik çalışmalara aşağıdaki kaynaklar üzerinden ulaşabilirsiniz. Tez ve makalelerin içeriği bu sitede çoğaltılmamaktadır.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; hukuki görüş niteliği taşımamaktadır.

← Sürekli veya Süreli Hukuki Danışmanlık