İlgili Kişi Başvuruları: Başvuru Yöntemi, Cevap Süresi ve Ret Hâlleri

1. Konunun Genel Çerçevesi

Kişisel verileri işlenen gerçek kişi, Kanun'da "ilgili kişi" olarak adlandırılmaktadır. İlgili kişi; verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenmek, bunlara ilişkin bilgi talep etmek, yanlış verilerin düzeltilmesini veya artık gerekli olmayan verilerin silinmesini istemek gibi haklara sahiptir. Müşteriler, çalışanlar, eski çalışanlar, iş başvurusu yapan adaylar ve tedarikçi temsilcileri bu hakları sıklıkla kullanmaktadır.

Veri sorumlusu bakımından başvuru süreci, kısa bir süre içinde doğru, eksiksiz ve tutarlı bir cevap verilmesini gerektirmektedir. Başvurular bazen bir iş uyuşmazlığının veya tüketici şikâyetinin ön adımı olarak da kullanılmaktadır. Bu nedenle verilecek cevabın hukuki sonuçları önceden değerlendirilmelidir.

2. Hukuki Dayanak

• KVKK m.11 (ilgili kişinin hakları)
• KVKK m.13 (veri sorumlusuna başvuru)
• KVKK m.14 (Kurul'a şikâyet)
• KVKK m.28 (istisnalar)
• Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ
• Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (silme talepleri bakımından)

3. Kanundaki Düzenleme

İlgili Kişinin Hakları

KVKK m.11 uyarınca herkes, veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili olarak şu taleplerde bulunabilmektedir:

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme
• KVKK m.7 çerçevesinde verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kanun'a aykırı işleme sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

Başvuru Yöntemi

Tebliğ uyarınca başvuru; yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresi kullanılmak suretiyle yapılabilmektedir. Veri sorumlusunun bu amaçla geliştirdiği bir yazılım veya uygulama üzerinden de başvuru alınabilmektedir. Başvuruda ad-soyad, imza, kimlik numarası, tebligat adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi ve talep konusu yer almaktadır.

Cevap Süresi ve Ücret

KVKK m.13 uyarınca veri sorumlusu, başvurudaki talepleri niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırmaktadır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilmektedir. Başvurunun veri sorumlusunun hatasından kaynaklanması hâlinde alınan ücret iade edilmektedir. Veri sorumlusu talebi kabul ederek gereğini yerine getirmekte veya gerekçesini açıklayarak reddetmekte; cevabını yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirmektedir.

4. Uygulamada Süreç

1. Başvuru kanalının belirlenmesi: Aydınlatma metinlerinde başvuru yöntemleri ve adresler açıkça gösterilmektedir.
2. Kayıt ve süre takibi: Her başvuru alındığı tarih ile birlikte kayda geçirilmekte; 30 günlük süre bu tarihten itibaren izlenmektedir.
3. Kimlik doğrulama: Başvuranın gerçekten ilgili kişi olduğu veya usulüne uygun yetkilendirilmiş bir temsilci bulunduğu teyit edilmektedir. Kişisel verilerin yanlış kişiye verilmesi ayrı bir ihlal oluşturabilmektedir.
4. İç inceleme: İlgili birimlerden, başvurana ait hangi verilerin hangi sistemlerde ve hangi amaçla tutulduğu bilgisi toplanmaktadır.
5. Değerlendirme: Talebin kabul edilip edilmeyeceği; kanuni saklama yükümlülükleri, devam eden uyuşmazlıklar ve KVKK m.28 kapsamındaki istisnalar dikkate alınarak belirlenmektedir.
6. Cevabın hazırlanması: Cevap; açık, anlaşılır ve gerekçeli olarak hazırlanmakta, başvuranın her talebine ayrı ayrı karşılık verilmektedir.
7. Arşivleme: Başvuru, yapılan inceleme ve verilen cevap, olası bir Kurul incelemesine karşı saklanmaktadır.

5. Görevli ve Yetkili Mahkeme veya Merci

Başvurunun ilk muhatabı veri sorumlusudur. Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde ilgili kişi, KVKK m.14 uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilmektedir. Şikâyet, veri sorumlusunun cevabını öğrendiği tarihten itibaren 30 gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde yapılmaktadır. Veri sorumlusuna başvuru yolu tüketilmeden Kurul'a şikâyet yoluna gidilememektedir.

Kişilik hakları ihlal edilenlerin genel hükümlere göre tazminat hakkı saklıdır; bu talepler görevli ve yetkili hukuk mahkemesinde ileri sürülebilmektedir. Kurul kararlarına karşı ise idare mahkemesinde dava açılabilmektedir.

6. Süreler ve Dikkat Edilecek Hususlar

• 30 günlük cevap süresi, başvurunun veri sorumlusuna ulaştığı tarihten itibaren işlemektedir.
• Her talebin kabul edilmesi zorunlu değildir; ancak ret kararı gerekçeli olmalıdır. Kanuni saklama yükümlülüğü bulunan verilerin silinmesi talebi, gerekçesi açıklanarak reddedilebilmektedir.
• Üçüncü kişilere ait verilerin veya ticari sır niteliğindeki bilgilerin cevapla birlikte paylaşılmaması için gerekli ayıklama yapılmalıdır.
• Başvuruya hiç cevap verilmemesi, Kurul nezdinde veri sorumlusu aleyhine değerlendirilebilmekte ve KVKK m.18 kapsamında yaptırıma konu olabilmektedir.
• Eski çalışanların başvurularında, devam eden veya muhtemel iş davaları dikkate alınarak cevabın içeriği özenle belirlenmelidir.
• Başvuru formunun kullanımı ilgili kişi için kolaylık sağlamaktadır; ancak formun dışında yapılan ve Tebliğ'deki şartları taşıyan başvurular da geçerlidir.

7. Sonuç

İlgili kişi başvuruları, veri sorumlusunun uyum düzeyinin en görünür biçimde sınandığı süreçlerden biridir. Güncel bir veri envanteri, belirlenmiş bir iç akış ve süre takibi, başvuruların zamanında ve doğru biçimde cevaplanmasını mümkün kılmaktadır.

Somut olayın özelliklerine göre ayrıca değerlendirme yapılması gerekmektedir.

8. Akademik Kaynaklar

Bu konuya ilişkin akademik çalışmalara aşağıdaki kaynaklar üzerinden ulaşabilirsiniz. Tez ve makalelerin içeriği bu sitede çoğaltılmamaktadır.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; hukuki görüş niteliği taşımamaktadır.

← Kişisel Verilerin Korunması ve Veri Uyumu